Кейс: своя система управления проектами за 2 дня с помощью вайбкодинга
Готовая система управления по подписке была неудобной для команды, а доработка под наши процессы стоила дорого и шла неделями. Мы собрали собственную систему с помощью вайбкодинга в Claude Code: основу за 2 дня, ещё 2 недели ушло на функции, которых в прежней системе не было. Команда перешла на новую систему за один день и развивает её своими силами, без привлечения программистов.
Клиент
Заказчик этого проекта — мы сами: агентство Inbox Marketing. С 2012 года мы ведём для клиентов CRM- и email-маркетинг, и все проекты производства, задачи, сроки и исполнителей нужно вести в одной системе.
Задача
В 2022 году мы подключились к одной из самых популярных и известных в России систем управления проектами. Это облачный сервис по подписке: внедрение заняло минимум времени, и команда сразу получила готовый инструмент для работы с проектами, задачами, сроками и исполнителями.
Со временем стало ясно, что система плохо встраивается в работу команды. Интерфейс оказался перегружен: чтобы завести задачу, сотрудники заполняли поля, которые нашим процессам не нужны, а база знаний и карточки проектов требовали лишних действий. Жалобы на сложность и неудобство поступали постоянно.
Главным ограничением стала невозможность настроить систему под себя силами своей команды. Любая доработка означала оплату интеграторов и недели ожидания, а такие сроки нас не устраивали. При этом за подписку мы платили около 250 000 ₽ в год и использовали, по нашей оценке, не больше 10% функций. Часть задач система не закрывала вовсе: история проектов велась в отдельном онлайн-документе, переписка с клиентами в мессенджерах.
Перед нами стояла задача собрать систему управления проектами под свои процессы и перевести на неё команду без параллельной работы в двух системах.
Что мы сделали
Когда пришло время продлевать подписку на следующий год, руководители команды уже уверенно работали с вайбкодингом: с помощью нейросетей мы собирали решения и для себя, и для клиентов. Поэтому вместо оплаты ещё одного года мы решили сделать собственную систему управления проектами, которая будет полностью нас устраивать.
- 01
Выписали, чем пользуемся каждый день
Начали со списка функций, которые команда открывает ежедневно. Он оказался втрое короче, чем мы ожидали. Продажи и работу с клиентской базой в первый заход не брали: у них своя логика и отдельная система.
- 02
Собрали основу с помощью вайбкодинга за 2 дня
Основу системы мы собрали с помощью нейросети: описывали, что нужно, а код писал Claude Code. Работали командой, и программистов среди нас не было. За 2 дня появились проекты и задачи, доски по проекту и общая по компании, роли и права доступа, вход сотрудников через Яндекс под доменом агентства, справочники клиентов и отделов. Через API в систему приходят данные об оплатах, а поручения можно ставить через нейросеть.
- 03
Работали короткими итерациями
Описывали процесс простыми словами, Claude Code собирал готовый экран прямо на сервере, мы проверяли его на реальном проекте и вносили поправки. Чтобы всё заработало как надо, обычно хватало двух-трёх итераций.
- 04
Добавили то, чего не было в прежней системе
За следующие 2 недели вместе с руководителем проектного офиса добавили чаты внутри каждой задачи, дневник проекта, закрытие месяца со счетами и актами, платёжный календарь с просроченными оплатами и хранилище файлов и видео. Переписка с клиентами и история проектов переехали в систему из чатов и документов.
- 05
Перевели команду за один день
Показали систему команде один раз и в тот же день перевели в неё всё производство. Параллельно в двух системах не работали, а мелкие правки по ходу дела заняли ещё около месяца.
- 06
Дорабатываем систему всей командой
Дальше систему дорабатывает руководитель проектного офиса, опыта в программировании у неё не было. В улучшениях участвует вся команда агентства: внутри системы есть отдельный чат, куда сотрудники пишут найденные ошибки и предложения. Руководитель проектного офиса быстро вносит нужные изменения: обычно на это уходит один-два дня, а на небольшие правки, которые сильно влияют на удобство, несколько часов.
Как это работает
Решения о процессах и проверку делаем мы, код пишет ИИ-агент. Система работает на нашем сервере в России и не зависит от Claude: ИИ нужен только для доработок.
Результаты
- Больше полугода вся работа агентства идёт в своей системе: проекты, задачи, переписка с клиентами, закрытие месяца и платёжный календарь. Раньше это жило в трёх разных местах.
- От подписки около 250 000 ₽ в год мы отказались. Сейчас платим только за сервер и хранилище файлов, а нейросетью агентство пользовалось и раньше.
- Доработки больше не ждут интеграторов: правки, которые нужны команде, появляются за один-два дня, а мелкие за несколько часов.
- Тем же способом мы собрали панель управления агентством и сервис ИИ-протоколов и расшифровки встреч, который встроен в эту систему.
Развитие
Систему продолжаем развивать по тому же принципу. Поручения в неё можно надиктовать голосом, а записи встреч превращаются в текст прямо в задаче, и по нему нейросеть готовит протокол.
Подойдёт ли вам кастомная система управления проектами?
5 вопросов о процессах, команде и требованиях к данным. Покажем, стоит ли собирать собственную систему управления проектами или выгоднее настроить готовую.
Можно ли описать ваши рабочие процессы словами от начала до конца?
Вопросы и ответы
Что такое вайбкодинг и подходит ли он бизнесу?
Вайбкодинг — это разработка, при которой человек описывает задачу обычными словами, а код пишет нейросеть. Бизнесу он подходит для внутренних систем, где процессы понятны и есть кому проверять результат: систем управления проектами, панелей с показателями, сервисов для отделов. Для систем с жёсткими требованиями к безопасности и сертификации нужна классическая разработка.
Можно ли собрать систему управления проектами с помощью нейросети без программиста?
Да, если вы можете описать, как устроена ваша работа, и проверять каждый экран на реальных задачах. Код пишет ИИ-агент для разработки, например Claude Code или Codex, а решения о логике системы принимает человек. Опыт программирования помогает, но важнее знать процессы изнутри.
Сколько стоит своя система управления проектами по сравнению с подпиской?
У своей системы другие расходы: сервер, хранилище файлов, нейросеть для разработки и время человека, который знает процессы и описывает их для ИИ. Своя система выгоднее, если подписка дорогая, а компания пользуется малой частью функций. Если процессы типовые, а готовая система стоит немного, проще остаться на ней.
Кто будет дорабатывать систему, если её автор уйдёт?
Код своей системы принадлежит компании, а не разработчику: он лежит в общем хранилище с системой контроля версий, где видна вся история правок. Права на доработку можно передать другому сотруднику, а вносить изменения параллельно могут несколько человек в команде. Чтобы смена людей прошла без потерь, устройство системы и процессы стоит описать в документации.
Где хранятся данные и что будет, если нейросеть станет недоступна?
Своя система стоит на сервере компании, и место для данных вы выбираете сами, например в России. Нейросеть нужна только для доработок: если она станет недоступна, команда продолжит работать в системе как обычно, а следующие изменения можно будет вносить с другим ИИ-агентом или с программистом.
Чем своя система отличается от no-code и low-code платформ?
No-code и low-code платформы дают конструктор из готовых блоков и живут по своим правилам и тарифам. Своя система пишется кодом под ваши процессы, хранится у вас и работает на вашем сервере. Раньше такая система была по силам компаниям со своими программистами или бюджетом на подрядчика, а с ИИ-агентом для разработки её можно собрать за дни.
Кому своя система управления проектами не подойдёт?
Компаниям с сотнями сотрудников и сложными правами доступа, с требованиями отрасли или закона к самой системе и тем, где никто не может описать процессы целиком. И тем, у кого после запуска системой некому будет заниматься: собрать её можно за один заход, а развивать приходится постоянно.
С чего начать переход на свою систему управления проектами?
Выпишите, чем в текущей системе команда пользуется каждый день, и вычеркните то, что не открывали последний месяц. Затем опишите один процесс целиком и соберите под него один экран, всю систему сразу не трогайте. Если нужна помощь, начинаем с бесплатного онлайн-аудита процессов.
Другие кейсы
Соберём систему управления
под процессы вашей компании
Разрабатываем ИИ-решения для бизнеса под задачи вашей компании и подскажем, что выгоднее: собрать систему с помощью ИИ или настроить готовую. Первый онлайн-аудит процессов бесплатный.
Бесплатный онлайн-аудит процессов →