Логистика

Кейс: ИИ-сервис для автоматизации управленческого учёта финансов

Мы в ИИ Инбокс автоматизировали управленческий учёт финансов в логистической компании: собственник теперь в любой момент видит, сколько у бизнеса собственных денег, а сколько транзитных.

Клиент

Логистическая компания: доставляет грузы собственным транспортом и через субподрядных перевозчиков, работает с большими оборотами. Заказчик проекта — собственник.

Задача

Собственник обратился с типичной для растущего бизнеса проблемой: при больших оборотах он не видел, сколько у компании собственных денег. Часть выручки транзитная, её предстоит перечислить перевозчикам за доставку, поэтому крупные суммы на счетах ещё не означают, что этими деньгами можно распоряжаться.

Учёт при этом держался на ручном труде: раз в неделю реестр заявок сводили в Excel, а расчёты с клиентами и перевозчиками по каждому направлению вели отдельно. За общим оборотом не была видна ни прибыль по направлениям, ни то, сколько ещё должен клиент и сколько предстоит заплатить субподрядчикам.

Перед нами стояла задача автоматизировать управленческий учёт финансов с помощью искусственного интеллекта так, чтобы собственник в любой момент видел собственные деньги компании по каждому направлению и клиенту.

Что мы сделали

  1. 01

    Свели 1С и банки в один сервис

    Разработали ИИ-сервис «Денежный контур» и подключили к нему источники данных: заявки из 1С, поступления и платежи из банков. Часть данных приходит в Excel, и сервис принимает их тоже. Искусственный интеллект собирает всё в единый контур, поэтому переносить цифры вручную больше не нужно.

  2. 02

    Связали платежи с направлениями и клиентами

    Настроили модель учёта, в которой каждая заявка, оплата клиента и расчёт с перевозчиком привязаны к направлению и клиенту. Сервис видит по каждому направлению, сколько должен заплатить клиент, сколько причитается перевозчику и что из этого уже прошло.

  3. 03

    Собрали наглядный дашборд по деньгам

    ИИ сводит данные в дашборд с финансовой аналитикой: движение денежных средств по дням недели, месяцу и году. Собственник открывает его и видит, сколько денег по каждому направлению и клиенту, сколько получено, сколько ещё поступит, сколько осталось перечислить перевозчикам и есть ли переплаты.

  4. 04

    Отделили собственные деньги от транзитных

    Главное, что даёт контур: видно, какая часть средств на счетах принадлежит компании, а какая транзитная и уйдёт субподрядчикам. Собственник понимает, какими деньгами может распоряжаться, а какие лишь проходят через компанию.

  5. 05

    Выявили ошибки прежнего учёта

    При запуске часть цифр разошлась с прежним учётом. Сервис на основе искусственного интеллекта сверяет данные и подсвечивает расхождения, поэтому мы быстро нашли причину: в старой системе были дубли, одни и те же суммы попадали в учёт по 2 раза и занижали результат.

Как это работает

1Заявки из 1С и платежи банковплюс данные из Excel, всё в один сервис
2Привязка к направлению и клиентукаждая оплата и расчёт с перевозчиком на своём месте
3Собственные деньги отделяются от транзитныхвидно, что принадлежит компании, а что уйдёт перевозчикам
4Дашборд по дням, месяцам, годусколько собственных денег по каждому направлению

Раньше реестр сводили в Excel раз в неделю, теперь это делает сервис. Спорные цифры видно сразу, поэтому и обнаружились дубли в прежнем учёте.

Результаты

Свои деньгивидно, сколько средств собственные, а сколько транзитные
1С + банкизаявки и платежи сходятся в контур без ручного Excel
Нашли дублив прежнем учёте клиента, из-за них результат занижался
  • Собственник в любой момент видит, сколько у компании собственных денег и сколько транзитных, и принимает решения по деньгам на основе цифр.
  • Деньги видны по каждому направлению и клиенту: сколько получено, сколько ещё поступит, сколько осталось перечислить перевозчикам и где возникли переплаты.
  • Управленческий учёт финансов собирается автоматически из 1С и банков, поэтому еженедельное ручное сведение реестра в Excel больше не нужно.
  • Сервис выявил дубли в прежнем учёте клиента, из-за которых результат занижался.

Развитие

Это первый этап. Дальше в проработке: полная связка 1С с облачным «Денежным контуром», подключение банковских выписок и файлов учёта в Excel, а также направления, которые в первый этап не вошли.

Диагностика финансов

Насколько прозрачны финансы вашей компании?

5 вопросов о том, как устроены ваши деньги и учёт. Покажем, где теряется прозрачность и что стоит автоматизировать.

Вопрос 1 из 5

Знаете ли вы прямо сейчас, сколько у компании собственных денег, а сколько транзитных?

Вопросы и ответы

Что такое управленческий учёт финансов и чем он отличается от бухгалтерского?

Управленческий учёт финансов показывает собственнику, сколько компания заработала и потратила по направлениям и сколько денег собственных, а сколько транзитных. Бухгалтерский учёт компания ведёт для налоговой, а управленческий помогает собственнику принимать решения по деньгам. В этом кейсе мы собрали такой учёт для логистической компании.

Как автоматизировать управленческий учёт финансов?

Данные из 1С и банков сводятся в один сервис, привязываются к направлениям и клиентам и показываются в наглядном дашборде. Ручное сведение реестра в Excel уходит. В этом проекте так собран «Денежный контур»: заявки, оплаты и расчёты с перевозчиками видны в одном месте по дням, месяцам и году.

Как контролировать денежные потоки в компании?

Управление денежными потоками начинается с прозрачности: нужно видеть, откуда деньги приходят и куда уходят по каждому направлению. Сервис сводит поступления и платежи из 1С и банков и показывает движение денежных средств в наглядном дашборде. Так собственник контролирует денежные потоки и понимает, сколько средств собственные, а сколько транзитные.

Можно ли автоматизировать управленческий учёт с помощью ИИ?

Да, рутинную часть искусственный интеллект берёт на себя: собирает данные из 1С и банков, сводит их по направлениям в дашборд и подсвечивает расхождения. Мы в ИИ Инбокс разрабатываем ИИ-решения для бизнеса под конкретную задачу, а итоговый выбор по деньгам остаётся за собственником. В этом кейсе так автоматизирован управленческий учёт финансов логистической компании.

Как это связано с 1С?

Сервис забирает из 1С заявки и данные по оплатам и сводит их с выписками банков. Выгрузка данных из 1С настраивается под то, как компания уже работает, поэтому отдельно вести учёт в 1С и в Excel не нужно: «Денежный контур» собирает картину сам.

Как понять, сколько у компании собственных денег?

Нужно отделить собственные деньги от транзитных: при работе с субподрядчиками часть средств на счетах принадлежит перевозчикам за доставку. Сервис показывает по каждому направлению, сколько принадлежит компании, а сколько уйдёт субподрядчикам. Так собственник видит сумму, которой может распоряжаться.

Данные компании остаются под контролем?

Да. Сервис собирается под инфраструктуру клиента, данные 1С, банков и учёта не уходят на сторону. Для финансов это принципиально.

Сколько времени и денег занимает внедрение?

Зависит от числа источников данных (1С, банки, Excel), направлений и нужных отчётов. Мы начинаем с бесплатного разбора: смотрим, как устроены платежи и учёт, где теряется картина денег, и собираем первый этап под вашу задачу.

Это подойдёт не только логистике?

Да. Задача видеть собственные деньги по направлениям типична везде, где часть выручки транзитная или проходит через субподрядчиков: логистика, строительство, агентский бизнес, оптовая торговля. Меняются источники и правила, логика остаётся.

Автоматизируем управленческий учёт и финансы вашей компании

Разберём, как устроены ваши платежи и учёт, и покажем, где ИИ-сервис соберёт деньги по направлениям. Первый разбор бесплатный.

Бесплатный разбор →